Faux dossier de location : comment le repérer

Quelles pièces un bailleur peut-il demander ?

Pour une location privée en France, la liste est fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Elle est limitative : service-public.gouv.fr rappelle que le bailleur ne peut rien exiger d’autre. Ce décret ne s’applique pas aux demandes de logement social. Pour chaque candidat, il prévoit :

• Identité : une pièce en cours de validité avec photographie (carte d’identité, passeport, permis de conduire) ou, pour un candidat étranger, un document justifiant de son droit au séjour.
• Domicile : une seule pièce, par exemple les trois dernières quittances de loyer ou une attestation du précédent bailleur, une attestation sur l’honneur de l’hébergeant, le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété.
• Activité : une ou plusieurs pièces, comme un contrat de travail ou de stage, une attestation de l’employeur, un extrait K ou K bis de moins de trois mois, une carte d’étudiant.
• Ressources : une ou plusieurs pièces, comme le dernier ou l’avant-dernier avis d’imposition, les trois derniers bulletins de salaire, les deux derniers bilans d’un non-salarié, les justificatifs de retraite ou de prestations des trois derniers mois, un avis d’attribution de bourse.

La caution a sa propre liste, proche mais pas identique : une facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de trois mois y sert de justificatif de domicile, alors qu’elle ne figure pas dans celle du candidat. Vérifiez donc la bonne liste avant de réclamer une pièce.

Le candidat peut fournir des copies, en français ou traduites, avec des montants convertis en euros. Le décret vous permet de demander à voir les originaux : c’est le premier réflexe légitime en cas de doute.

Ce qu’un bailleur ne peut pas demander

Tout ce qui n’est pas dans la liste est exclu, même pour lever un doute. La CNIL cite la copie du livret de famille, la carte Vitale, les relevés de compte bancaire, le contrat de mariage, le jugement de divorce et l’extrait de casier judiciaire. Son référentiel sur la gestion locative ajoute le dossier médical, le certificat de concubinage et les documents sur le versement de pensions alimentaires.

L’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit une amende administrative prononcée par le préfet, jusqu’à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. Il interdit aussi d’imposer la cosignature d’un ascendant ou d’un descendant du candidat. Enfin, aucune somme ne peut être réclamée pour réserver le logement avant la signature du bail.

Deux limites sont souvent oubliées. La CNIL estime qu’une visite ne devrait pas être conditionnée à la remise de justificatifs : ils se demandent ensuite. Et si un candidat envoie une pièce en trop, le référentiel prévoit de la supprimer ou de la lui renvoyer.

Le contrôle ne doit pas non plus servir de filtre : refuser un candidat sur un critère discriminatoire, comme son origine, est puni de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende (articles 225-1 et 225-2 du Code pénal).

DossierFacile : ce qu’il apporte, ce qu’il ne garantit pas

DossierFacile est le dossier de location numérique de l’État. Le candidat y dépose ses pièces, des opérateurs les contrôlent et l’aident à obtenir un dossier complet et cohérent, puis il partage un lien avec chaque destinataire. Les documents portent un filigrane qui les réserve à la location. Le service est gratuit, et le bailleur dispose de son propre espace, qui signale les points de vigilance de chaque dossier.

Il ne faut pas lui faire dire plus qu’il ne dit. Ses conditions d’utilisation précisent qu’il « ne garantit en rien l’authenticité des pièces déposées » et qu’un dossier labellisé n’est pas une garantie. Sa page pour les partenaires ajoute que le label n’a aucune valeur juridique et que le service ne se porte pas garant du locataire.

En pratique, un dossier labellisé fait gagner du temps, sans dispenser des vérifications ci-dessous. Et comme l’usage du service est facultatif, proposez-le plutôt que de l’imposer.

Comment repérer un faux dossier de location : la méthode en 6 étapes

1. Contrôlez l’identité sur toutes les pièces

   Le nom et le prénom doivent être les mêmes partout et correspondre à la personne rencontrée. Un nom d’usage explique souvent un écart : posez la question, sans réclamer de livret de famille.

2. Vérifiez l’avis d’imposition à la source

   Le service de vérification de l’administration fiscale, ouvert notamment aux bailleurs, compare le numéro fiscal et la référence de l’avis, à 13 chiffres chacun, au dernier avis connu. « Non conforme » ne prouve pas un faux : un avis plus récent existe peut-être, ce qui arrive si le candidat fournit l’avant-dernier, comme le décret l’y autorise, ou la saisie est erronée. Le code 2D-Doc permet d’en contrôler l’intégrité : voir notre guide du 2D-Doc et notre page sur le faux avis d’imposition.

3. Comparez les revenus d’une pièce à l’autre

   Bulletins, contrat et avis d’imposition doivent raconter la même histoire, compte tenu des dates : l’avis porte sur une année passée. Notre page sur le faux bulletin de salaire détaille les contrôles propres à cette pièce.

4. Vérifiez l’employeur

   Cherchez l’entreprise sur l’Annuaire des entreprises : existe-t-elle, et son numéro SIREN et son adresse concordent-ils avec le contrat et les bulletins ? Pour la joindre, passez par ses coordonnées officielles, jamais par celles imprimées sur le document, et prévenez d’abord le candidat.

5. Examinez les fichiers

   Un PDF garde des traces : logiciel utilisé, dates, versions enregistrées. Notre outil gratuit lit ces propriétés dans votre navigateur, sans rien envoyer, et notre guide explique comment savoir si un PDF a été modifié. Prudence : un candidat qui filigrane ses pièces pour se protéger, une pratique que la CNIL mentionne, a lui aussi modifié son fichier.

6. Recoupez avant de conclure

   Un seul indice ne prouve rien. En cas de doute, demandez à voir l’original ou une autre pièce de la liste plutôt que d’accuser, et notez ce que vous avez vérifié.

Les incohérences entre pièces qui doivent alerter

Une pièce isolée peut paraître parfaite. C’est en les comparant que les problèmes apparaissent :

• Employeur : une raison sociale ou un SIREN différents entre le contrat et les bulletins, une entreprise créée après la date d’embauche annoncée.
• Dates : une ancienneté sur le bulletin qui contredit le contrat, une attestation de l’employeur datée d’avant l’embauche.
• Montants : un net à payer qui ne découle pas des lignes du bulletin, un salaire éloigné de celui de l’attestation, des revenus sans rapport avec l’avis d’imposition.
• Adresse : des adresses différentes sur les quittances et l’avis d’imposition, sans déménagement pour l’expliquer.
• Quittances : un bailleur ou un loyer qui changent d’un mois à l’autre, ou qui ne correspondent pas à l’attestation du précédent bailleur.
• Aspect : une mise en page qui varie d’un bulletin à l’autre, ou une zone de texte plus nette que le reste.

Les cas légitimes à ne pas confondre avec une fraude

Un changement d’emploi récent ou un passage à temps partiel fait varier les revenus d’une pièce à l’autre. Un indépendant présente des bilans, un étudiant n’a pas d’employeur, une personne hébergée fournit une simple attestation sur l’honneur, et un candidat venu de l’étranger présente un avis équivalent traduit. Une quittance faite sur un traitement de texte n’a rien d’anormal non plus : notre page sur le faux justificatif de domicile explique quoi vérifier à la place. Ces dossiers demandent une question de plus, pas un soupçon de plus.

Comment réagir face à un dossier douteux

1. Demandez une explication neutre

   Signalez l’écart sans parler de faux : « Ces deux pièces n’indiquent pas le même employeur, pouvez-vous m’éclairer ? » Une erreur ou un changement de situation se règle souvent ainsi.

2. Gardez une trace factuelle

   Notez ce qui a été constaté, quand et par qui, sans jugement sur la personne. Ne diffusez pas vos soupçons à d’autres bailleurs ou agences.

3. Décidez sur l’ensemble du dossier

   Vous pouvez ne pas retenir un dossier dont les incohérences restent inexpliquées, en vous fondant sur ces faits.

4. Passez la main si le faux est avéré

   L’article 441-1 du Code pénal punit le faux et l’usage de faux de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende, cinq ans et 75 000 € pour un document délivré par une administration, comme une carte d’identité. Porter plainte ou non relève de votre service juridique ou d’un avocat. Notre guide sur la fraude documentaire en dit plus.

Si le bail est déjà signé, ne réglez jamais la situation vous-même. Forcer un occupant à quitter son logement par des manœuvres, des menaces ou des contraintes, sans le concours de l’État, est puni de trois ans d’emprisonnement et de 30 000 € d’amende (article 226-4-2 du Code pénal). Prenez conseil avant toute démarche.

Respecter la vie privée du candidat

Un dossier de location révèle la situation financière et la vie privée d’une personne, et contrôler davantage n’autorise pas à collecter davantage. Le référentiel de la CNIL, adopté le 6 mai 2021, et ses contrôles auprès des agences donnent des repères :

• Information : dites aux candidats et aux garants qui traite leurs données, pourquoi et quels sont leurs droits, par exemple avec la liste des pièces à fournir.
• Accès : réservez les dossiers aux personnes chargées de la location, et prévoyez un canal sécurisé pour leur dépôt, comme un formulaire en HTTPS.
• Mandat : si l’agence choisit le locataire, le propriétaire ne devrait en principe pas recevoir tous les dossiers, seulement ceux présélectionnés s’il veut faire le choix final.
• Conservation : trois mois en base active sont en principe adéquats pour les données de solvabilité. La CNIL demande de détruire les pièces dès qu’elles ne sont plus utiles à la décision, surtout après un refus, sauf archivage imposé par la loi.

Si vous confiez l’analyse à un logiciel, son éditeur intervient en sous-traitant : notre guide pour choisir un logiciel de détection liste les points à encadrer. Pour un professionnel, le référentiel estime qu’une analyse d’impact paraît en principe nécessaire : voyez-le avec votre délégué à la protection des données. Et gardez une décision humaine : une personne a en principe le droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée qui l’affecte de manière significative.

Automatiser le contrôle quand les dossiers s’accumulent

Une agence ou un gestionnaire reçoit trop de pièces pour les examiner toutes de près, et une retouche soignée peut ne laisser aucune trace visible. Docusan analyse chaque fichier reçu, en PDF, PNG, JPEG ou TIFF, et rend un verdict : Aucune détection, Suspect ou Alerte. Les anomalies sont localisées sur le document, et la décision revient toujours à vos équipes.

Docusan n’interroge ni l’émetteur ni les bases administratives : il complète les vérifications ci-dessus, il ne les remplace pas. Vous pouvez l’utiliser depuis la plateforme ou l’intégrer à votre logiciel de gestion grâce à son API, et vos documents ne servent jamais à entraîner nos modèles (sécurité et confidentialité). Notre page immobilier et location présente les usages du secteur.